سیستمهای مدیریت حضور کارکنان

برای قرن ها، کارفرمایان نیاز به پیگیری حضور کارگران خود داشتند. اختراع دستگاه ساعت زن این کار را کمی آسان کرد. سپس کارت‌های سوراخ‌دار سنتی کارها را یک مرحله جلوتر بردند. اما نرم افزار مدرن حضور و غیاب (T&A) همه چیز را به سطح کاملاً جدیدی رسانده است. با ویژگی‌هایی که برای صرفه‌جویی در زمان و منابع طراحی شده‌اند، شیوه کار نیروی کار مدرن را متحول کرده‌اند. اگر عاقلانه به کار گرفته شوند، مزایای بی‌سابقه‌ای را برای کارفرمایان و کارمندان فراهم می‌کنند. بیایید برخی از آن مزایا را در نظر بگیریم.

 

 

 

1. با استفاده از ساعت زن کارکنان ساختار بیشتری دارند

ورود به ساعت یک عادت خوب است. پس از چند روز استفاده از سیستم، کارمندان دقیقاً می‌دانند که چه زمانی باید حضور یابند و چه زمانی اجازه بازگشت به خانه را دارند. پتانسیل ارتباط نادرست به شدت کاهش می یابد و در نتیجه کل نیروی کار خوشحال تر خواهد بود. دستگاه های ساعت زنی خوب این اطمینان را دارند که می‌دانند رفتارشان ثبت شده است، و دیگر کسی نمی‌تواند اعتراض کند که به موقع بوده‌اند در حالی که یک دنباله حسابرسی با دسترسی آسان می‌تواند به سرعت خلاف آن را ثابت کند. Clocking موثر است چه از آن در محل استفاده کنید و چه بر اساس شرایط فعلی، از طریق نرم افزار حضور و غیاب مبتنی بر ابر برای مدیریت نیروی کار راه دور خود.

 

مطلب مرتبط با دستگاه ساعت زنی :دستگاه حضور و غیاب بیومتریک چگونه کار میکند ؟

 

2. کارفرمایان اطلاعات دقیق تری از زمان حضور و غیاب دارند

یک دستگاه ساعت زن الکترونیکی مجموعه‌ای از داده‌ها را در مورد شیوه‌های زمان‌سنجی سازمان جمع‌آوری می‌کند. از طریق آن، کارفرمایان می توانند دقیقاً یاد بگیرند که چه زمانی کارمندان دیر یا غیبت می کنند و همچنین میزان مشکل را نیز خواهند دانست. زمانی که کارمندان قرار است غیبت کنند، می توانند تعطیلات خود را در یک سیستم یکپارچه ثبت کنند تا مدیریت بتواند پیرامون آن برنامه ریزی کند. برخی از کارفرمایان ممکن است هشدارهای پیشگیرانه ای را بخواهند که هر زمان که کارمندان فراموش کرده اند ساعت کاری خود را انجام دهند، در زمان اضافه کاری یا نزدیک شدن به بیش از حد مقررات ساعات کاری به آنها اطلاع می دهد - به کارفرمایان اجازه می دهد اقدامات اصلاحی سریع انجام دهند.

 

3. به کار گیری ساعت زن از اشتباهات پرهزینه حقوق و دستمزد اجتناب کنید

خطاهای حقوق و دستمزد می تواند هم برای کارفرما و هم برای کارمند قابل توجه باشد. تصحیح خطاهای حقوق و دستمزد معمولاً به عنوان یک کار وقت گیر برای مدیران منابع انسانی ذکر می شود. با استفاده از اتوماسیونی که با دستگاه ساعت زنی مدرن همراه است، خطاهای انسانی فرصت کمتری برای رد شدن دارند، بنابراین زمان کمتری را برای شناسایی و تصحیح خطاهای حقوق و دستمزد صرف خواهید کرد.

 این سیستم به طور یکپارچه با سیستم های حقوق و دستمزد یکپارچه می شود، به طوری که شما تصویر دقیق تری از هزینه های کلی خود خواهید داشت.

 

4. دستگاه ساعت زن تقلب زمانی را از بین می برد

در حالی که تقریباً هر کسی می‌توانست یک کارت ساعت‌ زن قدیمی را پر کند و پانچ کند، یک سیستم مدرن مستلزم آن است که یک کارگر خاص برای ارائه انگشت شست یا اثرانگشت حضور داشته باشد و رکورد را با بیومتریک منحصر به فرد خود تأیید کند. بنابراین، مطمئن باشید که وقتی سیستم می گوید یک کارگر حضور داشته است، آنها واقعاً حضور داشته اند!

 

5. ساعت زنی حدس و گمان را حذف می کند

بسیاری از گزارش‌های نادرست که با سیستم‌های حضور و غیاب سنتی همراه است، ناشی از سوء نیت نیست، بلکه ناشی از تعصب ساده ناخودآگاه است. اگر از ما بخواهند حدس بزنیم در یک روز چند ساعت کار کرده‌ایم، همه ما تمایل بیشتری به جمع‌بندی داریم! زمان دقیق ساعت ثبت شده توسط یک ساعت زن دیجیتال این مشکل را برطرف می کند.

 

6. سادگی برای کارکنان

یکی دیگر از مزایای دستگاه ساعت زنی بیومتریک این است که کارمندان نیازی به صرف وقت برای پر کردن فرم‌ها ندارند یا به خاطر بسپارند که هر کجا که می‌روند یک کارت کلید ویژه با خود بیاورند. این به معنی زمان کمتری است که توسط مدیران منابع انسانی برای تصحیح اشتباهات صرف می شود.

 

7. سیستم ساعت زنی از راه دور قابل دسترسی است

نیروی کار به طور فزاینده ای متحرک می شوند. فقط به این دلیل که خارج از دفتر هستید، این به این معنی نیست که نمی توانید با کارمندان خود به روز باشید. هشدارهای تلفن همراه در کف دست به شما این امکان را می دهد که بر کل سازمان نظارت داشته باشید، در هر کجای دنیا که هستید. این به شما این امکان را می دهد که به سرعت برای تصحیح خطاها اقدام کنید، حتی اگر خارج از دفتر هستید. و عملکرد از راه دور نرم افزار ما فقط به کارفرمایان محدود نمی شود. کارمندان از راه دور همچنین می توانند از یک زمان بندی مبتنی بر وب در سیستم ساعت زنی از راه دور استفاده کنند.

 

8. بهبود گزارش توسط سیستم ساعت زن

ما قبلاً به انبوه اطلاعاتی که کارفرمایان مجهز به سیستم‌های حضور و غیاب کارمند از آن‌ها بهره می‌برند، اشاره کرده‌ایم. اما همه این داده ها اگر به گونه ای ارائه نشده باشند که درک و عمل بر اساس آن آسان باشد، بی ارزش هستند. نرم افزار ما به مدیریت اجازه می دهد تا با استفاده از یک رابط بصری و کد رنگی، مسائل حضور و غیاب را در یک نگاه مشاهده کند. شما می‌توانید گزارش‌هایی را که در قالب انتخابی خود تولید می‌شوند، خواه .pdf، .csv یا txt. باشد، دریافت کنید تا به طور یکپارچه در جریان کار فعلی شما قرار بگیرد.

 

9. کاهش بار اداری

یک سیستم حضور و غیاب، نیاز به کارت های ساعت زنی ورود دستی را از بین می برد. نیازی به صرف ساعت‌ها بررسی ارقام نیست. داده ها به صورت خودکار جمع آوری می شوند. حذف این کار ساده به کسب و کار شما امکان می دهد کارآمدتر شود و کارمندان و مدیران شما بر روی کار خلاقانه و رضایت بخشی که برای آنها مناسب است تمرکز کنند.

 

10. ساعت زن انطباق با مقررات را تضمین می کند

سازمان شما ممکن است مجبور باشد به مقررات صنعت پایبند باشد، برخی از قوانین انطباق داشته باشد که جبه کسب و کار شما متداول است و باید از رعایت مقررات اطمینان حاصل شود. یک دستگاه ساعت زن  خوب باید بتواند مطابق با نیازهای شما باشد تا قبل از اینکه کسب و کار شما کوتاه بیاید، پرچم‌ها را در برابر هرگونه مشکل انطباق بالا ببرد.

 

این مطالب را نیز راجع به دستگاه ساعت زنی بخوانید :

بهترین دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره : معرفی 5 دستگاه برتر

چرا کنترل ورود و خروج پرسنل اهمیت دارد؟ علت‌ها و راه حل‌ها